Information om hur vi behandlar dina personuppgifter - för dig som söker arbete hos Fastighetsbyrån
För Swedbank Fastighetsbyrå AB (”Fastighetsbyrån” eller ”vi”), orgnr. 556090–2115, är personlig integritet viktig och vi eftersträvar en hög nivå av dataskydd. Fastighetsbyrån är personuppgiftsansvarig för den personuppgiftsbehandling som sker när du ansöker om arbete hos oss. Nedanstående information syftar till att förklara hur vi samlar in och använder dina personuppgifter. Vi beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande.
Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?
En personuppgift är all typ av information som direkt eller indirekt kan härledas till en fysisk person som är i livet. Exempel på personuppgifter är personnummer, namn, telefonnummer, adress och olika elektroniska identiteter, så som IP-nummer, under förutsättning att de kan kopplas samman till en fysisk person.
Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Det handlar till exempel om insamling, registrering, strukturering, lagring, bearbetning och överföring.
Vilka personuppgifter samlar vi in om dig och varför?
Fastighetsbyrån behandlar dina personuppgifter för att kunna behandla din ansökan om anställning hos oss. Personuppgifterna inhämtas direkt från dig och/eller från rekryteringsföretag. Vi kommer inte att använda information som tillhandahållits för något annat ändamål än att utvärdera dig som kandidat.
Fastighetsbyrån behandlar och samlar in nedanstående kategorier av personuppgifter i samband med rekryteringsprocessen:
• identifierande personuppgifter,
• kontaktuppgifter,
• din kompetensprofil, samt
• eventuell bakgrundskontroll.
Exempel på identifierade personuppgifter och kontaktuppgifter är ditt namn, ditt personnummer, din e-postadress och ditt telefonnummer. Med kompetensprofil menas ditt cv och andra ansökningshandlingar så som exempelvis ditt personliga brev och eventuella betyg och intyg. Med bakgrundskontroll avses en kontroll av dina tidigare förehavanden. Innan vi genomför en eventuell bakgrundskontroll på dig kommer vi att informera dig särskilt om detta.
Dina personuppgifter samlas in av oss på följande sätt:
Huvudsakligen genom vårt ansökningsförfarande dvs. den information du ombeds att lämna i samband med att du ansöker om en ledig tjänst på vår hemsida. Vi kan även komma att inhämta information från din LinkedIn-profil, från rekryteringsföretag, nätverksträffar, rekommendationer från medarbetare, offentliga CV-databaser eller tidigare jobbansökningar.
Laglig grund för behandlingen:
Den lagliga grunden som vi har är vårt berättigade intresse av att rekrytera nya medarbetare, fullgörande av anställningsavtal samt genom samtycke för det fall vi sparar ansökningar inför framtida rekryteringsprocesser eller genomför en bakgrundskontroll.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Fastighetsbyrån sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Om du söker en utannonserad tjänst och din ansökan inte leder till en anställning hos oss sparar vi dina uppgifter som längst i 24 månader med hänvisning till diskrimineringslagen och den rätt du som arbetssökande har att överklaga beslutet. Observera att även om du inte får den anställning som du söker kan vi komma att kontakta dig för att inhämta ditt samtycke om att få spara dina uppgifter för framtida rekrytering.
När ändamålet med vår behandling upphör kommer vi att radera dina personuppgifter.
Vilka har tillgång till dina personuppgifter?
Dina personuppgifter kommer att hållas tillgängliga för auktoriserad personal inom Fastighetsbyrån, bland annat HR-avdelningen och cheferna för den utlysta tjänsten. Vi kommer inte att sälja eller på annat sätt överföra dina personuppgifter till en tredje part.
Fastighetsbyrån kan dock komma att dela dina personuppgifter med en annan part under rekryteringsprocessen:
• våra leverantörer och underleverantörer, i deras roll som personuppgiftsbiträden och underbiträden, enligt våra givna instruktioner och för våra bestämda ändamål,
• myndigheter, juridiska rådgivare eller andra aktörer, om det krävs av oss enligt lag eller myndighetens beslut.
Vi kontrollerar alltid våra personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de garanterar säkerheten och sekretessen för de personuppgifter som de behandlar. När personuppgiftsbiträden anlitas sker det bara för de ändamål som är förenliga med de ändamål vi har för behandlingen.
Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med vissa andra aktörer som är självständigt personuppgiftsansvariga. När dina personuppgifter delas med en aktör som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller den organisationens integritetspolicy och personuppgiftshantering.
Säkerhet vid behandling av dina personuppgifter
Vi vidtar ett antal tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa en säkerhetsnivå som är lämplig för att skydda de personuppgifter som vi behandlar. Vi har bl.a. upprättat interna riktlinjer för IT-säkerhet, dataskydd och informationssäkerhet samt sekretessavtal med anställda, styrelsen, leverantörer och samarbetspartners. Fastighetsbyrån har även instruktioner för informationsklassificering som reglerar vilken säkerhetsnivå som ska tilldelas uppgifter, vilka säkerhetsåtgärder som ska vidtas på respektive nivå, behörighetskrets m.m.
Tredjelandsöverföring
Fastighetsbyrån, våra leverantörer och samarbetspartners behandlar som huvudregel dina personuppgifter inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES säkerställer vi att våra leverantörer och samarbetspartners lever upp till samma säkerhets- och skyddsnivå som tillämpas i EU/EES och har en laglig grund för överföringen som säkerställer lämpliga säkerhetsåtgärder. Detta kan exempelvis vara användande av de av EU framtagna standardavtalsklausulerna eller om mottagarlandet har bedömts inneha en adekvat skyddsnivå.
Vilka rättigheter har du?
Som registrerad har du enligt gällande dataskyddslagstiftning ett antal rättigheter. Nedan beskriver vi vilka dessa rättigheter är och hur du kan göra dina rättigheter gällande.
• Du har rätt att se vilka uppgifter vi har om dig. Det gör du genom att beställa ett registerutdrag över dina personuppgifter.
• Du har rätt att få felaktiga personuppgifter korrigerade och vid behov komplettera den information som vi har om dig.
• Du har rätt att invända mot vissa behandlingar av dina personuppgifter. Till exempel så kan du begära att vi sluta visa foto där du förekommer.
• Du har rätt att få dina personuppgifter raderade. I många fall behöver vi dock ha kvar dina uppgifter för att kunna uppfylla våra rättsliga förpliktelser.
• Du kan begära att få ta del av de personuppgifter som du själv har tillhandahållit och som vi behandlar elektroniskt, genom en elektronisk kopia. Du kan även begära att den elektroniska kopian ska överföras direkt till en annan personuppgiftsansvarig om detta är tekniskt möjligt.
Kontaktuppgifter
Kontakta gärna vår dataskyddskoordinator på integritet@fastighetsbyran.se om du har fler frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter eller om du vill göra någon av dina ovanstående rättigheter gällande.
Besöksadress:
Västra Järnvägsgatan 7, 111 64 STOCKHOLM
Postadress:
Box 644, 101 32 STOCKHOLM
Integritetsskyddsmyndighetens (IMY) kontaktuppgifter:
Telefon: 08-657 61 00
E-post: imy@imy.se
Postadress: Integritetsskyddsmyndigheten, Box 8114, 104 20 Stockholm
På IMY:s hemsida, www.imy.se finns ytterligare information om hur du går tillväga om du vill framföra ett klagomål.
